Hantering av personuppgifter

Liljegren & Ekelund Fastighetsjuridik värnar om sina klienters, partners och anställdas integritet och är alltid mån om att följa gällande dataskyddsregelverk. Var och en har rätt till skydd av de personuppgifter som rör honom eller henne.

Bolaget har antagit denna Policy för behandling av personuppgifter för att säkerställa att alla inom organisationen följer dataskyddsreglerna och informera de som mommer i kontakt med oss om hur vi behandlar personuppgifter.

Sedan 2018 har dataskyddsförordningen varit i kraft. I den regleras ett förstärkt skydd för de personer vars personuppgifter behandlas och dessutom skärptes kraven på de organisationer som behandlar personuppgifter. Med hänsyn till intresset av att personuppgifter inte behandlas på ett sätt som medför intrång i den personliga integriteten för de registrerade och för att undgå risken för skadestånd eller administrativ sanktionsavgift är alla medarbetare skyldiga att iaktta vad som följer av dataskyddsförordningen och denna policy.

Policyn gäller för Liljegren & Ekelund Fastighetsjuridiks alla anställda och konsulter, vid var tid.

Det åligger bolagets styrelse att tillse att denna Policy efterlevs, vilket bland annat innefattar utbildning för alla anställda. Informationen till de anställda ska även innefatta information om att överträdelse av policyn kan komma att medföra t ex arbetsrättsliga konsekvenser.

De grundläggande principer som beskrivs nedan skall alltid iakttas när personuppgifter behandlas.

Laglighet, skälighet, transparens - Personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt och transparent i förhållande till den registrerade. Det innebär att varje typ av behandling ska baseras på en giltig s. k. laglig grund, såsom exempelvis fullgörande av avtal, fullgörande av en rättslig förpliktelse, utförande en uppgift av allmänt intresse, berättigat intresse eller samtycke (se avsnitt 5 nedan). Kan man inte identifiera någon laglig grund som är tillämplig för behandlingen får denna således inte utföras. Utgångspunkten för denna princip är tydlig kommunikation med den registrerade om bl.a. för vilka ändamål som personuppgifterna behandlas, vilken typ av behandling som utförs, om och hur personuppgifterna delas med andra, hur länge personuppgifterna lagras och hur man kommer i kontakt med Liljegren & Ekelund Fastighetsjuridik. De registrerade skall ges tydlig och transparent information om behandlingen av deras personuppgifter.

Ändamålsbegränsning – Personuppgifter får endast samlas in och på annat sätt behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och de får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.

Uppgiftsminimering - Personuppgifter som behandlas skall vara adekvata, relevanta och inte alltför omfattande i förhållande till ändamålen. Uppgifterna som samlas in skall verkligen behövas och inte efterfrågas bara för att de kanske kan vara bra att ha.

Riktighet - personuppgifter som behandlas skall vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade. Felaktiga eller ofullständiga uppgifter skall rättas.

Lagringsbegränsning - Personuppgifter får inte lagras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. När uppgifterna inte längre behövs skall dessa gallras, vilket innebär att de antingen måste raderas eller avidentifieras.

Principen om ansvarsskyldighet – bolaget har att visa att dataskyddsförordningen efterlevs. Bolaget skall därför dokumentera implementerade och planerade processer och åtgärder som avser dataskyddsfrågor samt hålla ett register över alla typer av behandlingar av personuppgifter som utförs, vilket också skall kunna redovisas för tillsynsmyndigheten om så krävs.

Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, lokaliseringsuppgifter eller faktorer som är specifika för en persons fysiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Uppgifter som enskilt inte når upp till kraven kan tillsammans ändå utgöra personuppgifter.

All behandling av personuppgifter omfattas av dataskyddsförordningen och dess regler. Med behandling menas en åtgärd eller kombination av åtgärder avseende personuppgifter, som utförs helt eller delvis automatiserat. Även personuppgifter i e-post och i dokument på servrar, i en enkel lista, på webbplatser och i annat ostrukturerat material omfattas.

Behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en persons sexualliv eller sexuella läggning (s k särskilda kategorier av personuppgifter) är som huvudregel förbjuden. För att sådan behandling ska vara tillåten krävs ett giltigt undantag från förbudet. De vanligaste undantagen är att den registrerade lämnat samtycke eller själv offentliggjort uppgifterna, för att utöva rättigheter eller fullgöra skyldigheter inom arbetsrätten, för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för hälso- och sjukvårdsändamål.

Behandling av personnummer får bara utföras om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl.

Behandling av uppgifter om lagöverträdelser (fällande domar i brottmål och överträdelser eller därmed sammanhängande säkerhetsåtgärder men sannolikt inte uppgift om misstanke om brott) får endast behandlas i vissa särskilda fall. Sådana personuppgifter behandlas endast om (i) behandlingen är nödvändig för kontroll av att jävssituation inte föreligger, (ii) fråga är om enstaka uppgift som är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall eller (iii) för penningtvättskontroll.

Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att personuppgifterna behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Särskilda krav finns som måste vara uppfyllda för att samtycket ska vara giltigt.

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Liljegren & Ekelund Fastighetsjuridik. Som exempel kan här nämnas kontrolluppgifter som lämnas till Skatteverket.

Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person (t ex när det är fara för livet).

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (t ex som offentlig försvarare) eller som ett led i myndighetsutövning (t ex som Notarius Publicus).

Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Liljegren & Ekelund Fastighetsjuridiks eller tredje parts intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, (intresseavvägning). Vid intresseavvägning tillkommer särskilda krav på dokumentation avseende den bedömning som gjorts.

Personuppgifterna skall behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna med användning av tekniska och organisatoriska åtgärder. Organisatoriska säkerhetsåtgärder kan innebära att behörighetskontroll används för de system som innehåller personuppgifter, loggning av åtkomst till personuppgifter eller att datorer och dylikt som innehåller personuppgifter ska förvaras så att obehörig åtkomst försvåras och inte lämnas framme.

Personuppgifter får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Genom att upprätta och följa en gallringsrutin för respektive databas/behandling säkerställer man det strukturerade gallringsarbetet. Även personuppgifter i så kallat ostrukturerat material såsom i dokument på servrar, i en enkel lista, på webbplatser etc behöver raderas när ändamålet med behandlingen är uppfyllt.

För överföring av personuppgifter till länder utanför EU och EES (så kallad tredjelandsöverföring) gäller särskilda regler. Dataskyddsförordningen innebär att alla EU:s medlemsstater samt EES-länderna har ett likvärdigt skydd för personuppgifter och personlig integritet och därför kan personuppgifter föras över fritt inom det området utan begränsningar. För länder utanför det området finns däremot inte några generella regler som ger motsvarande garantier och därför får tredjelandsöverföring endast ske under särskilda förutsättningar. Det här berör varje form av överföring av information över gränserna, t ex många online IT-tjänster, molnbaserade tjänster, tjänster för extern åtkomst eller globala databaser m.m. och behöver analyseras särskilt.

Liljegren & Ekelund Fastighetsjuridik skall kontinuerligt överväga vad som skall göras för att kunna identifiera och hantera särskilda integritetsrisker inom verksamheten och för strukturerad uppföljning.

Om en ny eller ändrad personuppgiftsbehandling i visst avseende sannolikt kan komma att medföra hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter skall först en bedömning göras av effekterna av de påtänkta behandlingarna för skyddet av personuppgifter innan behandlingen påbörjas. Om bedömningen utvisar att risken är hög även efter vidtagande av rimliga säkerhetsrutiner, skall behandlingen inte påbörjas.

Dataskyddsförordningen ger de registrerade ett flertal rättigheter vad gäller behandling av personuppgifter. Liljegren & Ekelund Fastighetsjuridik skall tillgodose dessa enligt följande.

Den registrerade har rätt till information när personuppgifterna samlas in. Denna information ska tillhandahållas i en lättillgänglig skriftlig form med ett klart och tydligt språk. I dataskyddsförordningen föreskrivs ett antal tydliga krav som måste vara uppfyllda och kraven varierar beroende på om informationen har samlats in från den registrerade själv eller från tredje man.

Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som tillhör denne behandlas, och i sådana fall få en kopia av personuppgifterna (registerutdrag). Denna rättighet gäller oberoende av den plats där personuppgifterna behandlas.

Om personuppgifter som behandlas är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva korrigering. Om den registrerade visar att ändamålet för vilket personuppgifterna behandlas inte längre är tillåtet, nödvändigt eller rimligt under omständigheterna, ska de aktuella personuppgifterna raderas, om det inte finns några lagbestämmelser som anger annat.

Den registrerade har rätt att överföra personuppgifter som denne lämnat till Liljegren & Ekelund Fastighetsjuridik till annan personuppgiftsansvarig (rätt till dataportabilitet) om behandlingen stöds på de lagliga grunderna avtal eller samtycke. Personuppgifterna skall tillhandahållas den registrerade i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Om det är tekniskt möjligt kan den registrerade begära att uppgifterna överförs direkt till annan personuppgiftsansvarig. Rätten gäller endast för de personuppgifter som den registrerade själv har lämnat till Liljegren & Ekelund Fastighetsjuridik.

Den registrerade har i vissa fall rätt att kräva att Liljegren & Ekelund Fastighetsjuridik begränsar behandlingen av dennes personuppgifter, d.v.s. begränsar behandlingen till vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när den registrerade anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt att personuppgifterna rättas. Den registrerade kan då begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds. När begränsningen upphör skall den enskilde informeras om detta.

Den registrerade har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som stöds på legitimt intresse som rättslig grund. Vid en invändning skall Liljegren & Ekelund Fatsighetsjuridik upphöra med behandlingen om man inte kan visa tvingande legitima grunder för behandlingen som överväger den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen av personuppgifter utförs för etablering, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

I vissa fall har den registrerade rätt att begära radering av sina personuppgifter (”rätten att bli bortglömd”). Ett exempel är när samtycke är den lagliga grunden förbehandlingen upphört och den registrerade återkallar sitt samtycke.

När personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har den registrerade rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter om denne. Om en registrerad motsätter sig behandling av personuppgifter för direktmarknadsändamål ska behandling för sådana ändamål upphöra.

En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust, ändring eller obehörig åtkomst till personuppgifter. Exempel på personuppgiftsincidenter kan vara stöld av kundregister, oavsiktligt avslöjande av löneinformation via e-post till fel mottagare, stöld av en okrypterad arbetsdator som leder till att information om anställda eller kunder avslöjas, publicering av personuppgifter på internet av misstag etc.

Personuppgiftsincidenter kan behöva anmälas till tillsynsmyndigheten inom 72 timmar från upptäckten av incidenten om det är sannolikt att det föreligger en risk för fysiska personers rättigheter och friheter. Inträffade incidenter skall dokumenteras och man vid behov skall berörda registrerade underrättas.

För definitioner avseende termer som används i den här policyn hänvisas till dataskyddsförordningen.

Denna policy skall uppdateras vid behov baserat på instruktioner från bolagets styrelse.

Vid frågor som anknyter till behandling av personuppgifter, vänligen kontakta Mikael Ekelund på tel. 0766-11 30 00 eller [email protected]